Organiser un webinar : les clefs du succès (2/2)

Dans notre article du mois dernier, nous avons fais un premier tour d’horizon des 8 actions à mener en amont pour préparer un webinar. Intéressons-nous maintenant aux outils qui facilitent l’organisation et aux opérations à mener post webinar pour maximiser le succès.

Vous avez l’envie ou l’obligation (comme certains étudiants du #MBAMCI PT) de lancer votre première webconférence. Vous avez totalement raison, le webinar reste un puissant outil marketing pour faire connaître une entreprise ou valoriser une expertise.

3 principaux atouts d’un webinar :

Un gain de temps et d’argent, pour les participants comme l’organisateur : aucun coût de déplacement. S’ouvre ainsi une cible bien plus vaste, offrant une possibilité de visibilité bien plus large.

L’interactivité est accrue lors de webinar, car les participants peuvent poser très facilement les questions via un système de chat ou de commentaires. Ainsi, il s’installe une véritable relation entre le speaker et l’internaute. Ce dernier se sent plus investi, plus intéressé, car on prend en compte son avis et ses remarques en direct

Des statistiques complètes et très précises sur l’événement. Il est possible de connaître le nombre exact des participants, le temps passé sur le webinar, leur engagement, leur intérêt pour un produit ou un service en particulier, leur provenance.

Vous êtes convaincus par le format ? Vous êtes sortis gagnant des 8 premiers rounds de préparatifs proposés lors de notre précédent article ? Passons au coeur du dispositif :

# 1 – un outil simple et gratuit, tu choisiras

De nombreux outils facilitent l’organisation d’un webinar en entreprise, ils peuvent s’adapter aux diverses contraintes. La plupart de ces outils sont délivrés en mode SaaS et donc accessibles par le biais d’un navigateur web. Certains sont payants, d’autres sont gratuits. Il existe de très bons outils comme WebinarJam, GotoWebinar ou GotoMeeting mais ces solutions payantes peuvent s’avérer onéreuses en dehors d’une entreprise.

Pour démarrer, il est inutile de faire compliqué. Nous suivrons ici les recommandations de l’équipe e-pedagogie de l’Institut Léonard de Vinci (#MBAMCI, #ILV) selon qui il est tout à fait possible de réaliser un très bon webinar en utilisant un outil gratuit et simple d’utilisation : Google Hangout.

Hangouts on air : simple et gratuit

Intégré au réseau social Google+, une simple adresse gmail permet d’y accéder. Cette plateforme de webinar est également accessible via gmail et des applications mobiles dédiées. Attention, à ne pas confondre avec le Google Hangouts simple qui permet uniquement une conversation à 10 personnes.

Avec Google Hangouts On Air, vous disposez d’une multitude de fonctions intéressantes, pour votre webinar, notamment :

son enregistrement automatique,
la possibilité de le publier sur youtube (que vous pourrez ensuite passer en mode privé si vous le souhaitez),
la possibilité de faire intervenir jusqu’à 10 co-organisateurs,
les participants peuvent poser des questions et interagir dans le chat,
vous pouvez partager un lien vers votre site ou des documents
vous pouvez partagez les écrans

Hangout On Air permet également l’utilisation d’autres applications, par exemple pour le partage et la lecture de documents (SlideShare, Google Drive…). Le travail collaboratif est d’ailleurs possible sur les documents issus de Google Drive.

Pour réaliser votre webinar avec Google Hangouts, voici un mode d’emploi détaillé.

Quel que soit le service en ligne que vous utiliserez pour votre webinar, quelques précautions de bon sens sont à retenir :

il faut impérativement le configurer avant le jour J. Sélectionnez bien la bonne date et la bonne heure (am/pm) : cela parait évident mais c’est mieux en le disant !
pensez à paramétrer un outil de messagerie instantanée pour communiquer avec des participants qui auraient des soucis techniques pendant le webinar et sans que cela ne coupe la parole à l’intervenant….
indiquez votre propre e-mail, celui du co-organisateur ou celui de la personne qui va gérer la technique.

# 2 – L’enregistrement, en after tu exploiteras

Il est essentiel de penser à enregistrer votre webinar, ce support sera précieux contenu à exploiter.

WEBINAR : pensez à l’enregistrement

Pour cela, il est impératif de faire signer votre (vos) intervenant(s) une autorisation. Pour publier cette video ou la diffuser un accord écrit est indispensable. Il faut donc y penser en amont de la vidéo.

Une fois le webinar terminé, il faut se remettre en contact avec les participants rapidement afin de maintenir la relation et poursuivre – éventuellement le cycle de vente.

Les solutions complètes de mise en œuvre de webinars comportent des fonctionnalités de reporting très poussées. Pour chaque participant il est ainsi possible de connaître les questions posées, le temps de présence théorique devant la présentation en direct, mais également sous forme d’archives ainsi que les réponses aux différentes questions posées lors de l’événement. Ces données sont peuvent s’avérer très utiles pour reprendre contact avec votre cible.

Lorsque votre montage sera terminé, adressez le à tous ceux qui y ont participé avec un lien pour accéder à l’enregistrement ou le télécharger. Les participants apprécieront de le recevoir, soit parce qu’ils n’ont pas pu rester pendant toute la conférence ou parce qu’ils ont raté le début ou encore parce qu’ils veulent revoir des points précis.

Par la suite, l’enregistrement du webinar peut être utilisé pour développer la notoriété et collecter des contacts. En effet, vous disposez désormais d’un contenu de qualité valorisant pour votre domaine d’expertise. Dès qu’une opportunité se propose, saisissez la. pouvez utiliser votre webinar en l’envoyant sur demande ou le mettant à disposition en téléchargement sur votre site Web, landing page, chaine Youtube … Dans tous les cas, même si ce dispositif de mise à disposition est prévu dès le départ de votre projet de webinar, ne l’annoncez jamais à l’avance. Votre intérêt premier est d’avoir un maximum de participants en live, en interaction directe.

# 3 – Les ultimes recommandations, tu appliqueras

Vous y êtes presque. Pour éviter les distractions et être dans les meilleures conditions, voici les petits conseils de dernières minutes, à appliquer environ 1heure avant le démarrage de votre webinar :

Derniers conseils : avant le grand plongeon

Coupez tous vos logiciels de messageries et notifications intrusives qui apparaissent à l’écran (Gmail, Skype, Outlook…)
Fermez vos différentes applications, onglets et logiciels non utileslors de la présentation
Faites un peu de ménage sur votre bureau
Redémarrez votre ordinateur
Mettez votre smartphone sur vibreur

Maintenant, c’est à vous ! N’hésitez à poster le lien vers vos webinars, directement dans la zone commentaire !